Ограничение по числу мест
Задайте максимум ответов, и приём закроется сам на нужной цифре. Это работает на бесплатном тарифе: считать регистрации руками и закрывать форму в полночь не нужно.
Регистрация на мероприятие
Форма записи, которая закрывается сама, когда мест не осталось. Выбор формата и треков, согласие на обработку данных, QR-код формы на афишу и отзыв, который собирается тем же инструментом на следующий день.
Три формы вокруг одного мероприятия
Запись, ограничение по возрасту и сбор отзывов после. Каждая лежит готовым шаблоном в каталоге и открывается со своими вопросами.
-
Запись участника
Девять вопросов: имя, почта для связи, телефон, компания и должность, город, формат участия карточками и интересные треки мультивыбором. В конце согласие на обработку данных и капча, чтобы форму не залили ботами.
Регистрация на мероприятие -
Мероприятие 18+
Тот же сбор контактов, но с проверкой возраста: по дате рождения граф уводит несовершеннолетнего на отдельный финальный экран, а не пишет отказ мелким шрифтом после отправки формы.
Запись на мероприятие 18+ -
Отзыв после
Оценка организации и спикеров, что понравилось, что стоит поменять и придёт ли человек снова. Раздаётся QR-кодом на выходе, пока впечатление свежее, а не письмом через три дня.
Отзыв о мероприятии
Что закрывает форму, кроме полей
Окно приёма заявок
Даты открытия и закрытия регистрации задаются в настройках публикации. Форма откроется в объявленный час и закроется в срок без вашего участия. Расписание входит в тариф Pro, ручное закрытие в один клик есть на всех.
QR-код на печать
Ссылка на форму сразу превращается в QR-код: его печатают на афише, ставят на слайд или на бейдж. Отдельный сервис генерации не нужен, картинка скачивается из окна публикации.
Капча и один проход с устройства
Яндекс SmartCaptcha ставится обычным блоком, а режим одного прохождения не даёт записаться десять раз подряд. Для бесплатного мероприятия с ограниченными местами это главное.
Заявки в Telegram и CRM
Каждая регистрация уходит в Telegram-чат оргкомитета, на Webhook или в CRM. Список участников не нужно выгружать вручную перед самым мероприятием. Доступно с тарифа Pro.
Форма прямо на странице события
Виджет встраивается в лендинг мероприятия одной строкой script и живёт в Shadow DOM, поэтому вёрстка страницы его не ломает. Человек записывается, не уходя на чужой домен.
Как сделать форму регистрации на мероприятие
От шаблона до QR-кода на афише: четыре шага.
-
Возьмите шаблон записи
В каталоге откройте категорию «Мероприятия» и выберите «Регистрация на мероприятие». Поля контактов, форматов и треков уже собраны, править нужно в основном названия треков.
-
Поставьте ограничение мест
В настройках публикации задайте максимум ответов по числу мест и, если нужно, даты открытия и закрытия приёма. Форма закроется сама, не дожидаясь вашего внимания.
-
Раздайте ссылку и QR-код
Ссылку положите в анонс и рассылку, QR-код на афишу и слайд. Отдельная страница формы работает и на телефоне, регистрация занимает меньше минуты.
-
Соберите отзыв на выходе
После мероприятия опубликуйте вторую форму, «Отзыв о мероприятии», и покажите её QR-кодом в зале. Оценка организации собирается в тот же день, а не через неделю.
Электронная регистрация на мероприятие: как она работает
Электронная регистрация на мероприятие это онлайн-форма записи вместо списка на листке и переписки в личке. Участник открывает ссылку из анонса, заполняет пять-десять полей и видит экран подтверждения. Организатор получает таблицу участников, в которой уже посчитаны места, отмечены форматы участия и собраны согласия на обработку данных.
Отличие от обычной анкеты в том, что у записи есть предел и срок. Мест ровно столько, сколько стульев в зале, а приём заявок заканчивается в день мероприятия или раньше. Поэтому в форме регистрации важнее не набор вопросов, а две настройки публикации: максимум ответов и даты открытия и закрытия.
Регистрация на мероприятие онлайн бесплатно: что входит
На бесплатном тарифе аскио можно собрать форму записи, опубликовать её ссылкой и QR-кодом, встроить на страницу события и ограничить число мест. Лимит тарифа 150 ответов всего, этого хватает на один-два небольших мероприятия. Карта при регистрации не нужна.
| Что нужно | Бесплатный тариф | С тарифа Pro |
|---|---|---|
| Ограничение по числу мест | Есть | Есть |
| Один проход с устройства | Есть | Есть |
| QR-код и виджет на сайт | Есть | Есть |
| Открытие и закрытие по расписанию | Закрытие вручную | Есть |
| Капча от ботов | Нет | Есть |
| Заявки на webhook (чат оргкомитета, CRM) | Нет | Есть |
Писем участникам сервис не отправляет. Подтверждение человек видит на финальном экране формы: напишите там дату, адрес и что взять с собой. Если нужно письмо с напоминанием, его отправляют из вашей рассылки или CRM, куда регистрации уходят через webhook.
Форма регистрации на мероприятие: пример полей
Каждое лишнее поле в форме записи стоит вам части участников: человек открыл ссылку в метро, увидел пятнадцать вопросов и отложил «на потом». Разделите поля честно:
| Поле | Когда нужно | Комментарий |
|---|---|---|
| Имя | Всегда | Одно поле «Как вас зовут», без отдельных фамилии и отчества |
| Почта или телефон | Всегда, что-то одно | Чтобы связаться при переносе. Оба поля обязательными делать не стоит |
| Формат участия | Гибридное событие | Очно или онлайн карточками: так оргкомитет считает стулья и ссылки отдельно |
| Треки или секции | Несколько потоков | Множественный выбор, чтобы понять заполняемость залов |
| Компания и должность | Деловые события | Для бейджа и состава аудитории |
| Дата рождения | Возрастное ограничение | Только если оно есть, иначе это лишние персональные данные |
| Согласие | Всегда | Со ссылкой на вашу политику обработки данных |
| Откуда узнали | По желанию | Полезно маркетингу, но не делайте его обязательным |
Все эти поля уже собраны в шаблоне «Регистрация на мероприятие». Почему именно такой набор и в каком порядке, разобрано в статье «Форма регистрации на мероприятие: что обязательно».
Регистрация участников: пять разных сценариев
Конференция или митап
Лимит мест, выбор треков и капча, если вход бесплатный. Форму стоит встроить прямо в лендинг события виджетом, чтобы человек записывался, не уходя со страницы с программой.
Вебинар
Мест обычно не жалко, зато важен канал связи: без почты или телефона ссылку на трансляцию некуда прислать. Хватит трёх полей: имя, контакт, согласие. Можно добавить один вопрос «что хотите узнать», по нему спикер поправит план.
Мастер-класс или экскурсия
Маленькая группа и жёсткий лимит. Если слотов несколько, форма похожа на бронирование: дата, время, число человек. Для этого подойдёт шаблон «Бронирование услуги».
Детское мероприятие
Регистрирует ребёнка взрослый, поэтому контакты и согласие на обработку данных берутся от родителя или законного представителя. Спросите возраст ребёнка, если от него зависит группа, и не спрашивайте ничего сверх этого.
Мероприятие 18+
Дата рождения в первом блоке, дальше граф-логика: несовершеннолетний попадает на отдельный финальный экран и не заполняет остальное. Готовый вариант лежит в шаблоне «Запись на мероприятие 18+».
Регистрация через Яндекс Форму или Google Форму
Многие начинают с бесплатной Яндекс Формы или Google Формы, и для закрытого круга людей этого часто достаточно. Проверьте до запуска, что выбранный сервис умеет то, что нужно именно регистрации: закрывать приём на заданном числе ответов, открываться и закрываться по расписанию, отсекать повторные заявки и встраиваться в страницу события. Если в анкете есть персональные данные участников из России, отдельно проверьте, где сервис их хранит.
Подробные сравнения по возможностям, хранению данных и встраиванию: аскио и Яндекс Формы, аскио и Google Forms.
В день мероприятия и после него
- Список участников выгрузите в CSV накануне: он открывается в Excel, его удобно распечатать для стойки регистрации или отдать охране.
- Поставьте на входе QR-код той же формы для тех, кто пришёл без записи. Если места ещё есть, они зарегистрируются за минуту прямо с телефона.
- Если нужно решить что-то вместе с залом (лучший доклад, тема следующей встречи), соберите голосование с режимом «один голос с устройства».
- На выходе покажите QR-код формы отзыва. Шаблон «Отзыв о мероприятии» спрашивает оценку организации, спикеров и придёт ли человек снова.
Если на сайте организатора нужна постоянная форма для вопросов и предложений от участников, это отдельный сценарий: форма обратной связи. Остальные виды форм для сайта собраны в конструкторе форм.
Регистрация на мероприятие: частые вопросы
Как сделать форму регистрации на мероприятие бесплатно?
Возьмите шаблон «Регистрация на мероприятие», поменяйте вопросы под своё событие и опубликуйте. Бесплатного тарифа хватает на 150 регистраций всего, карта не нужна. Ограничение по числу мест на бесплатном тоже работает.
Можно ли ограничить число участников?
Да, в настройках публикации задаётся максимум ответов. Когда счётчик доходит до этой цифры, форма перестаёт принимать новые заявки и показывает сообщение о том, что мест не осталось.
Как закрыть регистрацию в определённую дату?
В настройках публикации есть окно приёма: дата открытия и дата закрытия. До первой формы никто не увидит, после второй она закроется сама. Расписание публикации доступно с тарифа Pro, а закрыть приём вручную в один клик можно на любом.
Есть ли QR-код на форму?
Да, QR-код генерируется из ссылки в том же окне публикации и скачивается картинкой. Его печатают на афише, бейдже или показывают со сцены в конце мероприятия для сбора отзывов.
Как защититься от ботов и повторных заявок?
В форму ставится блок с Яндекс SmartCaptcha, а режим одного прохождения с устройства ограничивает повторные отправки. Капча открывается с тарифа Pro, режим одного прохождения доступен на всех.
Нужно ли согласие на обработку персональных данных?
Да, форма записи собирает имя, почту и телефон, а это персональные данные. В шаблоне блок согласия уже стоит перед кнопкой отправки, ссылку в нём можно заменить на свою политику.
Откройте запись сегодня
Шаблон, ограничение мест и QR-код на афишу занимают минут десять. Дальше форма работает сама.