Форма регистрации на мероприятие: что обязательно

Регистрация на мероприятие кажется простой задачей: имя, почта, кнопка. Потом выясняется, что мест сто, а заявок сто сорок, что половина написала почту с опечаткой, что на площадку приехали люди из другого города и им негде ночевать, а после мероприятия никто не помнит, что понравилось.

Всё это чинится составом формы и настройками публикации, а не таблицей, в которую оргкомитет переносит заявки руками.

Что спрашивает шаблон записи

В шаблоне «Регистрация на мероприятие» девять вопросов, и каждый решает конкретную задачу оргкомитета:

• имя и фамилия, обязательно: это то, что печатается на бейдже;
• почта для билета, обязательно;
• телефон, необязательно: нужен только на случай изменения площадки;
• компания и должность: по ним потом собирают состав аудитории для спонсоров;
• откуда приедете, с уточнением города: считается доля иногородних;
• формат участия карточками: очно, онлайн, гибрид;
• какие треки интересны, мультивыбором: по нему планируют размеры залов;
• согласие на обработку персональных данных;
• капча.

Телефон необязательный намеренно. Обязательный телефон на бесплатном мероприятии срезает часть регистраций, а звонить всем ста участникам всё равно никто не будет.

Вопрос про треки полезнее, чем кажется. Когда за неделю до события видно, что на технический трек записались двести человек, а на менеджерский сорок, залы ещё можно поменять местами.

Мест не бесплатно много

Главная настройка формы записи находится не в вопросах, а в публикации: это максимум ответов. Ставите число мест, и приём закрывается сам, когда счётчик до него дошёл. Дежурить у формы в полночь не нужно, и это работает на бесплатном тарифе.

Рядом лежит окно приёма: даты открытия и закрытия регистрации. До первой даты формы никто не увидит, после второй она закроется. Расписание публикации входит в тариф Pro, но закрыть приём вручную в один клик можно на любом.

Третья вещь, о которой вспоминают поздно, это защита от накрутки. На форме записи стоит капча, а режим одного прохождения с устройства не даёт одному человеку занять десять мест. Капча открывается с тарифа Pro, режим одного прохождения доступен всем.

Возраст проверяется до, а не после

Отдельный шаблон «Запись на мероприятие 18+» показывает, как выглядит возрастной фильтр, сделанный по-человечески. Первым вопросом идёт дата рождения, и дальше граф разводит людей: совершеннолетний попадает на выбор даты и времени участия, несовершеннолетний на свой финальный экран.

Разница с обычной формой в том, что человек узнаёт об отказе на первом шаге, а не после того, как заполнил семь полей и нажал отправить. Заодно вы не собираете персональные данные тех, кого всё равно не пустите, а это уже не про вежливость, а про 152-ФЗ.

Отзыв собирается в зале, а не через три дня

Третий шаблон, «Отзыв о мероприятии», нужен в тот же день. В нём общая оценка звёздами, матрица по организации, ранжирование того, чего ждут в следующий раз, вопрос «придёте ли снова» и открытое поле. Плюс поле для фотографий и почта для приглашения на следующее событие.

Ключевое здесь не состав, а момент. Письмо с опросом, отправленное через три дня, открывают единицы, и отвечают в нём в основном крайности: очень понравилось или очень нет. QR-код на финальном слайде и на выходе из зала ловит нормальное большинство, пока люди ещё стоят с кофе.

QR-код генерируется из ссылки в том же окне публикации и скачивается картинкой, отдельный сервис не нужен.

Что поменять под себя

Список треков и вариантов формата в шаблоне условный, его меняют всегда. Вопрос про регион имеет смысл оставлять, только если у вас офлайн-часть: для чистого вебинара он лишний, а лишние поля стоят регистраций. Блок региона к тому же относится к платным типам, так что на бесплатном тарифе его проще удалить, чем обходить.

И проверьте текст согласия: в шаблоне стоит общая формулировка, а ссылка должна вести на вашу политику, а не на чужую.

Все три шаблона лежат в каталоге в категории «Мероприятия». Как это выглядит со стороны страницы и что ещё настраивается при публикации, описано в разделе про регистрацию. Если после мероприятия нужен не отзыв, а голосование за лучший доклад, посмотрите шаблоны голосований.